Sunday, February 14, 2010

Excel 2003 Tutorials from Kansas University

Here are 4 illustrated Excel 2003 Tutorials from Kansas University that demonstrate how use use many important features of Excel. These tutorials take you step-by-step through each task being taught using screen shots and easy-to-follow instructions.

Excel Introduction Tutorial

This introductory Excel tutorial will get you going with using Excel to perform fundamental tasks, such as creating, saving, and opening new Excel workbooks and worksheets; selecting, copying, and moving data; constructing formulas; formatting worksheets; and setting up worksheets for printing. (22 pages, 424kb, pdf format)

After using this Excel tutorial, you will be able to:
- Create, open, and save Excel workbooks
- Select, copy, and move data
- Create formulas using relative and absolute references
- Format worksheets
- Use Page Setup to set up worksheets for printing


Contents of Excel Introduction Tutorial:
Introduction
Objectives
Definitions
Creating and Opening Excel Workbooks
Inside an Excel Worksheet
Creating Formulas
Editing & Deleting Formulas
Copying Formulas and Values
Changing the Workbook or Worksheet Appearance
Getting Additional Help

Excel Data Management Tutorial

This Excel 2003 tutorial describes you how to use Excel to work with lists, data forms, filtering, and subtotals features, along with managing windows and link to data and formulas. (18 pages, 267kb, pdf format)

After using this Excel tutorial, you should be able to:
- Sort a data list
- Filter a data list according to criteria
- Extract data list information
- Use the subtotal function
- Adjust the spreadsheet windows

Contents of Excel Data Management Tutorial:

Introduction
Objectives
Using Excel lists
Creating a List
Sorting
To perform a Simple Sort
To Sort by Multiple Columns
Data Forms
Adding Data Using the Data Form
Finding Records Using Criteria
Filtering Data
AutoFilter
Advanced Filters
Special Features for Filtered Lists
Totals and Subtotals
Total Row
Subtotals
Managing Windows
Multiple Windows
Splitting Windows
Freezing Panes
Linking Data
Getting Additional Help


Excel Tutorial on Functions and Data Analysis Tools

This Excel 2003 tutorial will show you how to use Excel’s functions and data analysis tools. Topics explained include functions such as Average and Sum, and data analysis tools such as pivot tables and conditional summations. (19 pages, 371kb, pdf format)

After reading and applying this Excel tutorial, you will be able to:
- Define terms related to using functions
- Create and edit a function
- Identify add-in functions
- Perform data analysis using Data Analysis Tools
- Create a formula with the Conditional Sum wizard
- Learn to troubleshoot a formula

Contents of Excel Tutorial on Functions and Data Analysis Tools:

Introduction
Objectives
Definitions
Inserting Functions
Sample Functions
Add-In Commands and Functions
Loading an Add-In
Unloading an Add-In
Data Analysis Tools
Histogram
Conditional Sum
Analyzing Data with the PivotTable
Array Formulas
Getting Additional Help


Excel Charting Tutorial

Learn how to use Excel to create and edit charts, modify chart options, and format chart objects, as well as use trendlines, forecasts, and error bars to present data graphically. (17 pages, 361kb, pdf format)

You will be able to do the following after going through this Excel tutorial:
- Create and edit charts
- Modify chart options
- Format chart objects
- Apply trendlines and error bars

Contents of Excel Charting Tutorial:

Introduction
Objectives
Definitions
Creating a Chart
Using the Chart Wizard
Modifying Charts
Formatting Chart Objects
Trendlines
Pie Charts
Creating a Pie Chart
Printing Charts
Printing an Embedded Chart on a Separate Page
Getting Additional Help

Entering Formula – Memasukkan Rumus

Excel tidak memerlukan perintah khusus dalam memasukkan rumus. Yang selalu diperlukan dalam dalam hal ini adalah tanda sama dengan (=). Semua rumus harus dimulai dengan tanda sama dengan ini


Walaupun excel menampilkan seluruh rumus di formula bar dengan huruf besar semua, akan tetapi excel tidak memerlukan rumus yang ditulis dengan huruf besar semua, jadi cukup masukan rumus dengan huruf kecil semua atau huruf besar semua dan bahkan kombinasi huruf besar dan kecil..


Semua rumus dalam excel (sum, average, etc.) menempatkan sel data dalam tanda kurung. Sebagai contoh

=sum (a1:a5) benar,
=sum a1:a5 salah.


Entering Excel Formulas
Excel has no special requirements when it comes to entering formulas. The one always necessary item is the equal sign (=). All formulas must begin with an equal sign.


Although Excel will display all formulas in uppercase in the Formula Bar, Excel doesn’t care about the case at all. When you enter formulas, you can save yourself some trouble by just entering them in lowercase.


All formulas (sum, average, etc.) place data cells in parentheses. For example

=sum (a1:a5) works, but

=sum a1:a5 won’t work.

Clear Excel Formatting – Menghapus Format Sel


How To Clear Excel Formatting

If you have modified the cell formats in a range of cells, and now need to get back to the original formatting without losing data, select the cells you want to clear and choose Edit/Clear/Formats. Doing so will take you back to the default format and will leave your data intact.

Menghapus format sel dalam Excel

Jka kita memodifikasi format sel atau beberapa sel, kemudian kita ingin mengembalikan ke format aslinya tapi tidak menghapus datanya, maka kita dapat melakukan hal tersebut dengan perintah Edit/Clear/Formats. Dengan demikian kta akan mendapatkan kembali format awal dengan tetap memiliki data yang telah diketikan di dalam sel maupun beberapa sel

Buat Grafik Excel – A Default Excel Chart

The easiest and quickest way to create a chart in Excel is to highlight the cell range you want to include in the chart and press F11. This creates the default column chart. Excel will create the chart on a separate Chart sheet.
To test this, type data into cells A1 through C3 and then select the range and press F11.


Pembuatan Grafik deng Excel


Cara paling cepat dan mudah dalam membuat grafik di Excel adalah dengan cara memilih range sel yang datanya akan dimasukkan ke dalam grafik kemudian tekan F11. Untuk mencobanya, maka masukan data ke sel A1 s/d C3 dan kemudian pilih range tersebut dan selanjutnya tekan F11.

Add Ins ExTools

Add-Ins Excel Extools adalah program/Add Ins yang dapat membantu kita sehingga bisa bekerja lebih produktif di Excel. Program ini disediakan gratis di website http://www.excel-extool atau download file untuk Excel 97-2003 -extools20 atau Excel 2007 – extools_rx. Untuk user guide klik berikut Petunjuk Extools English

Extools menyediakan 71 fasilitas yang diharapkan dapat mempermudah pekerjaan kita di Ms Excel.. Pilihan Extools terdiri dari dua yaitu Extool Versi 2.0.5 untuk Excel 97 – 2003, dan Extools RX untuk yang menggunakan Excel 2007.


Berikut petikan dari website excel-extools “Extools and Extools RX are 100% free Excel spreadsheet add-in software for both personal and commercial use. Download and make your spreadsheet editing tasks much easier. Extools series free Excel spreadsheet download do not contain any form of malware (trojans, viruses, spyware etc). They do not do anything to compromise your privacy or the security of your PC. All downloads from this site are free from spyware, malware and adware. All the free Excel spreadsheet add-in download software are provided as is without any warranty, read the full terms and conditions before you download any free Excel spreadsheet add-in from this site.“

Cara menginstall

1.Extools (Excel 97~2003).
Setelah men downloaded Extools free Microsoft Excel add-in spreadsheet software, maka ikuti langkah berikut untuk menginstall. Pertama unzip files ke PC anda. (jika perlu software unzip, ambil 7zip from www.7zip.com). Jika anda menggunakan Windows XP atau Vista, maka anda tidak perlu 7zip. Gunakan Windows Explorer/My Computer untuk membukan file Zip yang telah di-download dan copykan isinya ke folder/directory baru. Langkah Kedua di bawah ini adalah ilustrasi dengan menggunakan Microsoft Excel 2003, yang mirip dengan Microsoft Excel 97, 2000, 2002 and 2003.

2.Buat folder dengan nama sesuka anda. Extract file-file Extools ke folder tersebut. Lihat tampilan di bawah ini;



3.Jalankan Excel, klik Menu ‘Tools Add-Ins.’:



4.Dari dialog box Add-Ins dialog box, klik ‘Browse‘ dan pilih add-in ‘EXTools.xla‘ (yang berada di folder yang baru anda buat



5.Untuk meng-uninstall “Extools free Microsoft Excel add-in“, gunakan Add-Ins dialog box dan uncheck Extools dari daftar add-ins, kemudian anda bisa menghapus folder tempat file-file ExTools.

6.Extools RX – Excel 2007

Setelah mendownload Extools RX, maka lakukan hal yang sama dengan Extools 97-2003. Jika Extools RX tidak berfungsi maka cek “Excel’s security setting“, dengan cara klik Microsoft Office Button (tombol kiri atas yang bulat) ? Excel Options ? Trust Center ? Trust Center Settings ? Add-Ins ,kemudian pastikan bahwa seluruh opsi security Add-Ins TIDAK dipilih.


7.Buat folder terserah anda, dan. Extract files-file Extools RX ke folder baru tersebut. . Lihat contoh di bawah ini:



8.Jalankan Excel 2007, kemudian Microsoft Office button, dilanjutkan dengan tombol Excel Options (dibawah kanan), shg tampil sbb: ., pilih Excel
Add-Ins, kemudian klik Tombol Go.



9.Dalam Add-Ins dialog box, klik tombol Browse dan cari add-in extools_rx.xlam dan klik Ok.

Excel Math Function

Round – RoundUp – RoundDown – Ceiling – Floor – Even – Odd – Int – Abs – Countif – Rand – Randbetween – ROMAN – Sign – Sum – Sumif

Fungsi Round


•Setahu saya, Fungsi Round dalam Excel adalah fungsi yang paling banyak dipakai oleh pengguna software office automation. Sintaks formula ini adalah =ROUND(number,number of digits), number berarti bilangan/angka (yang bisa merupakan angka atau formula/rumus) dan “number of digits” adalah angka dibelakang decimal yang dikehendaki. Sebagai contoh, =ROUND(1/8,2) akan menghasilkan 0.13. Rumus ini banyak berguna dalam bidang keuangan terutama nilai transaksi.


Rumus Hasil

=ROUND(234/8,2) 29.25

=ROUND(234/8,0) 29

=ROUND(234/8,-1) 30


Catatan, jika ingin membulatkan ke puluhan, ratusan atau ribuan dan seterusnya mana, parameter ke dua dalam fungsi round adalah “angka negative”. Sebagai contoh -2 dalam contoh pembulatan 1000 dibagi 3 yaitu =ROUND(1000/3,-2), hasilnya adalah nilai 300.


Fungsi RoundUp dan RoundDown


•Jika anda ingin membulatkan ke atas sebuah angka/ atau hasil perhitungan rumus (kecuali 0 tentunya). Maka anda perlu menggunakan Fungsi Roundup Function. Perintahnay adalah =ROUNDUP(number,number of digits). Dengan perintah yang mirip dengan fungsi Round, maka hasil dari =ROUNDUP(1/3,0) adalah 1. Sedangkan fungsi =ROUND(1/3,0) akan menghasilkan 0.

•Jika anda menginginkan pembulatan angka/ hasil perhitungan ke bawah, maka gunakan fungsi Rounddown Function. Perintahnya adalah =ROUNDDOWN(number,number of digits). Sama dengan fungsi Round maupun RoundUp maka parameter “number of digits” dapat merupakan angka negative.

•Kemampuan Excel untuk membulatkan ke atas ( atau ke bawah) ini sangatlah berguna, namun bagaicaranya jika anda ingin membulatkan ke sen atau rupiah terdekat?. Excel memiliki kemampuan ini yaitu Fungsi Ceiling dan Floor. Perintahnya adalah =CEILING(number,multiple) and =FLOOR(number,multiple). “number” adalah angka atau hasil perhitungan yang akan dibulatkan dan “multiple” adalah sen atau rupiah yang terdekat. =CEILING(10/3,0.05) hasilnya 3.35; dan =CEILING(10/3,0.5) hasilnya 3.5

•Sedangkan =FLOOR(10/3,0.05) akan menghasilkan 3.30.; dan . =FlOOR(10/3,0.5) akan menghasilkan 3.0

•Catatan: Parameter “multiple” tanda harus sama dengan parameter “number”, Anda tidak dapat menggunakan =CEILING(-2,0.10).

•Jika anda ingin membulatkan sebuat angka ke angka genap atau ganjil terdekat makan Excel memiliki fungsi Even and Odd. Perintahnya adalah =EVEN(number) dan =ODD(number), dimana “number” adalah angka atau hasil perhitungan yang akan anda bulatkan.

Fungsi Lainnya


•Fungsi Int dapat dipergunakan untuk membulatkan angka/hasil perhitungan ke bawah ke angka integer terdekat. Perintahnya =INT(number), parameter “number” adalah angka (atau sel) yang akan dibulatkan ke bawah ke sebuah angka integer.


•Fungsi Absolut akan menghasilkan nilai absolute dari sebuah angka (atau rumus). Perintahnya =ABS(number). Contoh =ABS(-2) dan =ABS(2) keduanya akan menghasilkan nilai 2.


•Fungsi Countif dapat digunakan untuk menghitung jumlah sel dalam sebuah range yang memenuhi criteria yang anda tetapkan. Perintahnya adalah =COUNTIF(range,criteria), dimana “range” adalah area sel yang akan anda hitung dan “criteria” adalah syarat yang anda tetapkan sebagai dasar bahwa sel itu termasuk dihitung atau tidak. “criteria” dapat berupa angka, pernyataan, atau teks. Pernyataan atau teks harus diberi tanda petik (“…”).


•Untuk membangkitkan angka acak (random), Excel memiliki dua function yaitu Fungsi Rand dan Fungsi Randbetween. Fungsi Rand akan membangkitkan angka acak (random) antara 0 sampai dengan 1. Rumusnya adalah =RAND().

Sedangkan fungsi Randbetween dapat dipergunakan untuk membangkitkan angka acak dengan batas atas dan batas bawah yang dapat anda tentukan sendiri. Rumusnya adalah =RANDBETWEEN(bottom,top). Parameter pertama adalah “bottom” yaitu batas angka terendah dan parameter ke dua “top” adalah batas angka tertinggi. Fungsi ini akan tersedia jika anda telah mengaktifka Analysis Toolpak Add Ins. Fungsi ini hanya menghasikan angka integer, jadi kalau ingin angka random yang tidak integer maka kita dapat menggunakan Fungsi Rand dan mengalikannya dengan Fungsi RandBetween sehingga menghasilkan angka acak yang tidak integer (contoh =RAND()*RANDBETWEEN (10,50)).

•Excel memiliki kemampuan untuk menuliskan angka ROMAWI dengan rumus sebagai berikut: =ROMAN(number), parameter “number” adalah angka atau rumus yang menghasilkan angka yang akan diubah menjadi angka Romawi.


•Fungsi Sign adalah fungsi untuk mengetahui apakah angka/hasil perhitung formula angka positif atau angka negatif atau nol. didepan sebuah angka. Rumusnya adalah =SIGN(number), parameter “number” adalah angka/rumus yang ingin diketahui apakah positif, negative atau nol. Hasil formula tsb di atas adalah 1 jika “positif
, 0 jika angka nol, dan -1 jika angkanya negatif.


•Fungsi yang sering dibutuhkan adalah Sum. Formulanya =SUM(number1,number2,..), parameter “number#” adalah angka/formula/sel/range yang akan dimasukkan kedalam hasil penjumlahan. Jumlah parameter ini s.d 30.


•Fungsi Sumif digunakan untuk menjumlah kan dengan kreterian tertentu.Formulanya adalah sebagai berikut:: =SUMIF(range,criteria,sumrange),parameter “range” adalah sel-sel berdampingan yang akan dijumlahkan , parameter adalah range yang akan dievaluasi, “criteria” adalah criteria yang menunjukkan sel-sel mana yang akan dijumlahkan, dan “sumrange” adalah range yang akan dijumlahkan. Sedangkan untuk Function Countif , “criteria” can dapat berupa angka, rumus atau text. Rumus atau text harus diberi tanda petik (“).

Membuat Kalender Otomatis


Excel 972000200220032007

Pada tips kali ini kita akan membuat dengan fungsi Array

1. Tulis fungsi yang ada lihat digambar dengan hati-hati. Atau anda copy list formula di atas. Download Text
2. Blok seluruh cell hasil dari B4:H9
3. Tekan F2, tekan CTRL+SHIFT+ENTER

Membuat fungsi Terbilang


MS Excel juga bisa menampilkan angka secara terbilang. Bagimana caranya ?

Anda harus membuat fungsi terlebih dahulu di vba (dengan menekan tombol Alt+F11)
Copy-kan terbilang.txt dalam vba anda.

Untuk mencobanya anda tinggal memanggil fungsi tersebut =terbilang(12) atau mereferensikan ke sel lain dengan =terbilang(b12)
silahkan dicoba.



Semoga bermanfaat.